Personenstandsregister

Standesamt rüstet sich mit künstlicher Intelligenz und OCR-Schrifterkennung für die Zukunft

Bereits im Jahr 2019 hat das Standesamt Wiesbaden Urkunden aus dem Eheregister erfolgreich mittels der Software „DiRegiSta“ digitalisiert. Dies erfolgte in erfolgreicher Zusammenarbeit mit dem Verlag für Standesamtswesen, der inovoo GmbH und dem kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen der ekom21. Nun folgt die zweite Phase des Projektes mit den Geburtenregistern des Standesamtes.

Effiziente Digitalisierung verringert Aufwand

Das wurde erforderlich, da bei einer Verwaltungsdienstleistung häufig Nachweise und Dokumente beigefügt werden müssen. Diese werden entweder bei persönlichen Terminen vorgelegt beziehungweise abgegeben oder häufig auch postalisch verschickt. Die Bearbeitungszeit und der Aufwand sind dabei erheblich und lassen sich durch effiziente Digitalisierung auf Bruchteile verringern.

Ein Beispiel: Bei 400.000 Eheschließungen jährlich werden bundesweit derzeit pro Arbeitstag rund 3.500 Urkunden durch die Bürgerinnen und Bürger von einem Standesamt zum nächsten transportiert.

Das Onlinezugangsgesetz fordert jedoch, dass Verwaltungsleistungen künftig digital beansprucht werden können und dass Daten und Nachweise aus Registern der Verwaltung digital abgerufen werden können (Once-Only-Prinzip). Damit dies funktioniert, müssen alle standesamtlichen Personenstandsregister digitalisiert werden. Denn Daten können nur online ausgetauscht werden, wenn diese digital vorhanden sind.

Größter Teil der Personenstandsregister noch papiergebunden

Erst seit 2009 werden die Personenstandsregister (Geburt, Ehe, Sterbe) elektronisch erstellt und geführt. Deshalb ist der größte Teil der Personenstandsregister nach wie vor papiergebunden.

Insbesondere alle Personenstandsregister der virulenten Jahrgänge 1980-2009, das sind in Wiesbaden circa 120.000 Personenstandsregister, müssen jetzt nacherfasst werden, denn bei diesem Personenkreis sind weitere Beurkundungsfälle (wie zum Beispiel bei Heirat oder Geburt eines Kindes) am wahrscheinlichsten.

Daten wurden eingescannt

Damit die Personenstandsregister durch die Software „DiRegiSta“ ausgelesen werden können, mussten diese erst in einem besonderen Dateiformat eingescannt werden. Hierzu hat das Standesamt eine Kooperation mit dem „facettenwerk“ geschlossen. Hier wurden in den vergangenen Monaten alle Vorbereitungen getroffen.

Neue Software steht jetzt zur Verfügung

Seit Anfang Juni steht den Wiesbadener Standesbeamtinnen und Standesbeamten die neue Software „DiRegiSta“ zur Verfügung. Die Software unterstützt mit vielen Komfortfunktionen wie OCR-Schrifterkennung sowie künstlicher Intelligenz und sorgt so für eine qualitätsbewusste und sogleich effiziente Digitalisierung.

Verwaltung steckt in großem Umbruch

„Die Verwaltung steckt in einem großen Umbruch. Sie muss effizienter, digitaler und bürgerfreundlicher werden. Möglich wird das nur durch die konsequente Umsetzung des Once-Only-Prinzips“ erläutert Wiesbadens Bürgermeister Dr. Oliver Franz.

„Wir freuen uns sehr, das Standesamt Wiesbaden mit unserer Digitalisierungslösung unterstützen zu können“, ergänzt Thomas Schneider, Geschäftsführer der inovoo GmbH. „Nur durch eine optimale Kombination von Menschen, Prozessen und Technologie können Verwaltungsleistungen effizient gestaltet werden und Bürgerinnen und Bürger entlasten.“

Arbeitsschritte der Digitalisierung

Doch wie funktioniert die Digitalisierung der Papierregister im Standesamt Wiesbaden im Detail?

Schritt 1: Hochleistungsscan der Papier-Personenstandsregister durch das „facettenwerk“.  

Schritt 2: OCR-Schrifterkennung der Scans durch die Software DiRegiSta.

Schritt 3: Validieren (Vergleich der erkannten Schrift mit dem Original), eventuell korrigieren und ergänzen

Schritt 4: Elektronisches Signieren der geprüften Personenstandsregister ins elektronische Register (ePR).

Wiesbaden erstes Nutzer-Standesamt bundesweit

„Persönlich freue ich mich, dass das Standesamt Wiesbaden das erste Standesamt bundesweit ist, welches die Software „DiRegiSta“ nutzt und schon bald aus Wiesbaden ein digitaler Abruf der Daten komplett und ohne lange Wartezeit möglich ist. Damit gehen wir wieder einen richtigen Schritt in der Bürgerservice-Offensive“, ergänzt Dr. Oliver Franz.

Über das Bürgerserviceportal des Amtes können bereits schon jetzt viele Online-Dienste und Terminreservierungen bequem von zu Hause erledigt werden. Zu erreichen unter https://portal.wiesbaden.de.

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Symbolbild